충남대학교 전화 녹음시스템 운영·관리 방침

충남대학교는 전화 녹음시스템 운영·관리 방침을 통해 충남대학교에서 처리하는 녹음파일이 어떠한 용도와 방식으로 이용·관리되고 있는지 알려드립니다.

제1조(녹음시스템 설치 근거 및 목적)

충남대학교는 ｢통신비밀보호법｣ 제3조(통신 및 대화비밀의 보호), ｢개인정보 보호법｣ 제15조(개인정보의 수집･이용) 제1항제6호 및 ｢충남대학교 개인정보 처리방침｣에 따라 아래와 같은 목적으로 전화 녹음시스템을 운영·관리합니다.

제2조(용어의 정의)

1. 1. “행정전화”란 충남대학교 전화교환시설을 통해 제공되며 회선번호가 부여된 모든 행정업무용 전화를 말한다.
2. 2. “녹음시스템”이란 행정전화의 통화내용을 저장할 수 있는 모든 장치를 말한다.
3. 3. “녹음파일”이란 녹음시스템을 통해 전화통화 내용이 녹음된 파일을 말한다.
4. 4. “총괄부서”녹음시스템의 운영 및 관리를 총괄하는 부서로 총무과를 말한다.
5. 5. “자체 운영부서”란 자체적으로 녹음시스템을 설치하여 운영·관리하는 부서를 말한다.

제3조(운영범위)

전화 녹음시스템의 운영범위 - 구분, 설치위치, 적용대상, 녹음방법의 정보를 제공

구분	설치 위치	적용대상	녹음방법
행정전화 녹음시스템	충남대학교 대덕캠퍼스 통신실	학내 모든 행정전화	자동 전수녹취 (외부 수신전화)
	자체 운영부서 사무실	자체 운영부서 행정전화	부서별 별도 방식

제4조(책임자 및 접근 권한자 지정)

충남대학교는 녹음파일를 보호하고 녹음파일의 열람･제공 등 개인정보 사항을 처리하기 위하여 아래와 같이 책임자 및 접근 권한자를 지정하고 있습니다.

□ 책임자

책임자 및 접근 권한자 지정 - 구분, 소속, 직위, 연락처, 주요업무의 정보를 제공

구분	소속	직위	연락처	주요업무
총괄 책임자	사무국	사무국장	042-821-5004	대학 녹음시스템 총괄 관리
기관(부서)*별 책임자	대학본부 처/국장, 대학(원) 각 학(원)장, 부속기관 및 연구소 등 기관장			기관(부서)별 녹음시스템 총괄 관리

* 녹음시스템을 자체적으로 운영하고 있는 기관 또는 부서(예: 입학과 등)

□ 접근 권한자

책임자 및 접근 권한자 지정 - 구분, 직위, 연락처, 주요업무의 정보를 제공

구분	직위	연락처	주요업무
총괄 접근 권한자	총무과 개인정보 담당자	042-821-5103	녹음파일 열람･제공여부 검토, 녹음시스템 운영･관리 방침 수립 등
	교환실 업무 담당자	042-821-5114	녹음파일 접근 및 보호
기관(부서)별 접근 권한자	기관(부서) 개인정보 담당자		기관(부서)별 녹음파일 열람·제공여부 검토, 접근･제공 및 보호 등

제5조(녹음시스템 운영·관리 원칙)

1. 1. 녹음파일은 녹음시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 수집되어야 하며, 누구든지 공개되지 아니한 타인간의 전화를 녹음하거나 청취할 수 없다.
2. 2. 통화 전 녹음사실을 통화 상대방에게 고지한 후 녹음을 실시한다. 단, 녹음 중 개인정보(성명, 연락처, 생년월일 등) 수집 시에는 별도로 동의를 구한다.
3. 3. 녹음파일의 보관기간은 1개월을 원칙으로 하며, 보관기간 만료 시 파일을 삭제한다. 단, 자체 운영부서에서 생산한 녹음파일의 보관기간은 1년 이내의 범위에서 별도로 정할 수 있다.
4. 4. 녹음파일의 개인정보보호 안전성을 확보하기 위하여 접근 권한을 최소한의 인원으로 제한하고, 녹음파일이 도난･유출되지 않도록 보호 조치를 마련하여야 한다.
5. 5. 그 외의 사항에 대하여는 ｢개인정보 보호법｣ 및 ｢충남대학교 개인정보 처리방침｣을 준수하고 ｢영상정보처리기기(CCTV) 설치 운영 방법｣에 준하여 운영·관리한다.

제6조(녹음파일의 열람 및 제공 등의 절차)

1. 1. 충남대학교는 아래와 같은 경우 녹음파일을 제공할 수 있다.
   1. 가. 민원 처리 담당자가 민원인의 폭언 등으로 인한 소송 증거자료로 필요한 경우
   2. 나. 민원 처리 담당자가 민원 응대내용에 대하여 민원인의 의견이 달라 확인이 필요한 경우
   3. 다. 수사기관의 수사와 공소의 제기 및 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
   4. 라. 청구인의 권리보호를 위해 총괄부서 또는 자체 운영부서에서 필요하다고 인정하는 경우
2. 2. 녹음파일을 열람 또는 제공받고자 하는 자는 [별지 제1호 서식]에 따라 총괄부서 또는 자체 운영부서에게 문서로 요청하여야 한다.
3. 3. 제2호에 따라 녹음파일의 열람 또는 제공을 요청한 자는 접근 권한자의 사전검토 후 직접 방문하여 본인여부를 확인받고 녹음파일을 열람하거나 USB를 통하여 제공받을 수 있다.
4. 4. 접근 권한자는 요청자의 본인여부를 확인한 뒤 녹음파일을 열람･제공하며, 그 사실을 [별지 제2호 서식]에 작성하여 관리하여야 한다.
5. 5. 충남대학교는 통화 당사자가 아닌 제3자에게 녹음파일을 열람･제공할 수 없다. 단, 아래의 경우에는 그러하지 아니한다.
   1. 가. 통화당사자 모두의 동의가 있는 경우
   2. 나. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
   3. 다. 위 사항 외에 ｢개인정보 보호법｣ 제18조 제2항에 해당하는 경우

제7조(비밀 유지의 의무)

녹음시스템 접근 권한자는 직무상 알게 된 녹음파일 내용을 권한 없이 처리하거나 유출 또는 제3자에게 제공하는 등 부당하게 사용하여서는 아니 된다.

제8조(시스템 관리 등 안전성 확보)

1. 1. 녹음시스템이 설치되어 있는 통신실은 보호지역으로서 승인된 출입자 외에는 출입할 수 없도록 관리하여야 한다.
2. 2. 녹음파일에 대한 접근통제 및 접근 권한 제한 조치
3. 3. 녹음파일의 안전한 보관을 위한 관리자 계정의 패스워드 수시 변경

제9조(전화 녹음시스템 운영·관리 방침 변경에 관한 사항)

전화 녹음시스템 운영·관리는 법령·정책 변경에 따라 내용의 추가, 삭제 및 수정이 있을 경우 대학 홈페이지를 통해 이를 공지하여야 한다

녹음파일 열람제공 신청서

녹음파일 열람제공 신청서 ▷